Arbeitsabläufe · Projektübergabe
Ein Projekt übergeben.Ohne dass Wissen verloren geht.
Eine Projektübergabe im Planungsbüro gelingt, wenn sie einem festen Ablauf folgt und nicht erst am letzten Tag beginnt. Terminieren Sie ein Übergabegespräch, machen Sie die Projektakte vollständig und listen Sie offene Aufgaben mit Fristen auf. Dokumentieren Sie Planstand, erteilte Freigaben und offene Entscheidungen schriftlich. So bleibt das Projekt steuerbar, auch wenn eine Schlüsselperson ausfällt.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Wann und wer
Wann eine Übergabe ansteht und wer beteiligt ist.
Eine Übergabe braucht jedes Büro regelmäßig: bei Urlaub, längerer Krankheit, Elternzeit, einem Wechsel der Projektleitung oder wenn eine Person das Büro verlässt. In Wachstumsphasen kommt der geplante Fall dazu, dass ein neuer Projektleiter ein laufendes Projekt übernimmt.
Beteiligt sind drei Rollen: die abgebende Person, die übernehmende Person und die Bürolleitung oder ein Projektverantwortlicher, der die Übergabe abnimmt. Die Bürolleitung entscheidet über offene Punkte, die weder abgebende noch übernehmende Person allein klären können.
Planen Sie als Richtwert einen halben bis einen ganzen Tag für die Vorbereitung der Unterlagen und ein bis zwei Stunden für das Gespräch. Bei großen Projekten mit vielen Beteiligten dauert es länger. Diese Werte sind Erfahrungswerte, keine Norm.
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02 Ablauf
Die Übergabe Schritt für Schritt.
Übergabe früh anstoßen
Sobald der Termin absehbar ist, legen Sie fest, wer übernimmt und bis wann die Übergabe steht. Bei einem Ausscheiden gehört das in die Kündigungsphase, nicht in die letzte Woche. So bleibt Zeit für Rückfragen, solange die abgebende Person noch im Haus ist.
Projektakte vollständig machen
Bringen Sie Schriftverkehr, Verträge, Pläne, Berechnungen und Protokolle an einen Ort in der aktuellen Fassung. Löschen oder markieren Sie veraltete Zwischenstände. Ziel ist, dass die übernehmende Person allein aus der Akte den Stand erkennt.
Stand dokumentieren
Halten Sie in einem kurzen Übergabeblatt fest: aktueller Planstand, erteilte Freigaben, laufende Leistungsphase nach HOAI, offene Entscheidungen und wer sie treffen muss. Notieren Sie auch mündliche Absprachen mit Bauherr oder Behörde, die sonst nur im Kopf einer Person stehen.
Offene Aufgaben mit Fristen auflisten
Listen Sie jede offene Aufgabe mit Frist und Verantwortlichem. Markieren Sie behördliche und vertragliche Fristen gesondert, denn sie verzeihen keine Verzögerung. Prüfen Sie, ob in der Übergabezeit eine Frist läuft, die jemand aktiv im Blick behalten muss.
Kontakte und Zugriffsrechte übertragen
Übergeben Sie die Ansprechpartner mit Rolle und Erreichbarkeit: Bauherr, Behörde, Fachplaner, Subplaner, ausführende Firmen. Richten Sie Zugriffsrechte auf Projektordner, Projektplattform und Postfächer für die übernehmende Person ein und entziehen Sie sie beim Ausscheiden geordnet.
Übergabegespräch führen
Gehen Sie das Übergabeblatt gemeinsam durch. Die übernehmende Person fragt nach, die abgebende erklärt Hintergründe. Notieren Sie offene Punkte, die im Gespräch auftauchen, direkt mit. Ein reines Zuschicken von Dateien ersetzt dieses Gespräch nicht.
Beteiligte informieren
Teilen Sie Bauherr, Behörde und Fachbeteiligten mit, wer künftig Ansprechpartner ist, mit Kontaktdaten. Bei öffentlichen Auftraggebern und bei einem Wechsel des Projektleiters kann eine schriftliche Mitteilung vertraglich gefordert sein.
Nachlauf einplanen
Vereinbaren Sie ein Zeitfenster, in dem die abgebende Person noch für Rückfragen erreichbar ist. Nach dem Ausscheiden ist das nicht mehr möglich, deshalb muss vorher alles Wesentliche in der Akte stehen.
03 Übergabemappe
Was in die Übergabemappe gehört.
| Unterlage | Was darin steht | Verantwortlich |
|---|---|---|
| Übergabeblatt | Planstand, Leistungsphase, Freigaben, offene Entscheidungen | Abgebende Person |
| Aufgabenliste | Offene Aufgaben mit Frist und Verantwortlichem | Abgebende Person |
| Fristenübersicht | Behördliche und vertragliche Termine mit Datum | Abgebende Person |
| Kontaktliste | Bauherr, Behörde, Fachplaner, Firmen mit Rolle | Abgebende Person |
| Vertragsunterlagen | Auftrag, Nachträge, Honorarstand, Leistungsumfang | Bürolleitung |
| Zugriffsrechte | Ordner, Plattform, Postfächer für neue Person | Bürolleitung |
04 Checkliste
Kurze Checkliste vor dem Abschluss.
- Übergabeblatt ausgefüllt und gemeinsam durchgegangen
- Alle offenen Aufgaben mit Frist und Verantwortlichem erfasst
- Behördliche und vertragliche Fristen gesondert markiert
- Projektakte in aktueller Fassung an einem Ort
- Kontaktliste mit Rollen und Erreichbarkeit vollständig
- Zugriffsrechte für die übernehmende Person eingerichtet
- Bauherr und Behörde über den neuen Ansprechpartner informiert
- Rückfragefenster mit der abgebenden Person vereinbart
05 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Was sind die häufigsten Fehler bei einer Projektübergabe?
Die Übergabe startet zu spät, sodass keine Zeit für Rückfragen bleibt. Mündliche Absprachen mit Bauherr oder Behörde werden nicht notiert und gehen verloren. Fristen stehen nur im Kopf einer Person. Und es werden Dateien verschickt, statt ein Gespräch zu führen, in dem Hintergründe erklärt werden.
Wie verhindern wir, dass ein Projekt an einer Person hängt?
Dokumentieren Sie den Stand laufend, nicht erst bei der Übergabe. Ein aktuelles Übergabeblatt pro Projekt, gepflegte Fristenlisten und eine gemeinsame Projektablage sorgen dafür, dass jederzeit eine zweite Person übernehmen kann. In einer eigenen Auswertung von 13 Gesprächen mit Planungsbüros nannten 6 von 13, dass Projekte stark an einer Schlüsselperson hängen.
Müssen wir den Auftraggeber über einen Wechsel des Projektleiters informieren?
In vielen Verträgen ist der benannte Projektleiter Teil der Leistung, besonders bei öffentlichen Aufträgen. Ein Wechsel kann eine schriftliche Mitteilung oder Zustimmung erfordern. Prüfen Sie die konkrete Vertragsklausel, bevor Sie wechseln.
Quelle: GWB, VgV, SGB IV, AÜG, BGB (MoPeG), HOAI 2021 in der geltenden Fassung. Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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